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Metadrive: gestionando tus documentos contables

Metadrive es una solución desarrollada por Evenbytes, que permite a las empresas ahorrarse grandes cantidades de tiempo y esfuerzo cuando buscan información interna.

Pero, ¿cómo funciona?

El uso de Metadrive beneficia a empresas de cualquier tamaño y sector. De todas formas, en este artículo procederemos con la explicación de su utilidad en un caso concreto al que se enfrenta cualquier empresa, más concretamente el departamento contable. Así, puede ser fácilmente entendido por todos, ya que antes o después, todo el mundo tiene que lidiar con la gestión de facturas, ya sea como receptor o como emisor. 

LA SOLUCIÓN

Imagina que eres un proveedor de servicios que emite 50 facturas cada mes para sus clientes. Los almacenas en una Unidad Compartida de Drive dentro de la organización, pero Google no te da la opción de asignar etiquetas (metadatos) a tus documentos para poder identificarlos o filtrarlos fácilmente por características relevantes como fecha de emisión, estado del pago, cliente, etc.

metadrive for accounting

FILTRADO AVANZADO

Esto es relevante cuando, por ejemplo, estás en un grupo de 5 personas en el departamento de contabilidad y quieres comprobar si alguno de tus compañeros ha emitido una factura en concreto. Además, puedes filtrar dichas facturas fácilmente, haciendo uso del filtrado avanzado, por ejemplo por estado del pago. De esta forma, puedes ver rápidamente, quiénes de tus clientes son los que ya han pagado por los servicios provistos y cuáles son las facturas que están pendientes de pago. 

metadrive status

VISTAS PERSONALIZADAS

Más allá, puedes crear y aplicar diferentes vistas personalizadas para que se muestren solo “etiquetas” específicas de todas las que tienen asignadas tus documentos. Por ejemplo, puedes crear una vista que combine la fecha en la que se emitieron las facturas, el cliente y el estado del pago. En la misma vista, puedes establecer que las facturas se ordenen por fecha, de más reciente a más antigua, como se muestra en la imagen siguiente. 

metadrive date

FILTROS DINÁMICOS

Puedes aplicar filtros dinámicos a esta misma vista, de forma que solo se muestran las facturas emitidas un cierto número de días previos a la fecha actual (imagen posterior). Por ejemplo, solo aquellas que se han emitido con 90 días de anterioridad. 

metadrive dynamic filters

REGISTRO DE ACTIVIDAD

La funcionalidad de registro de actividad representa una gran ventaja en este caso, ya que te permite tener un seguimiento de los cambios que se hacen en las propiedades, carpetas y/o documentos; especificando fecha, hora y el usuario que lo ha hecho. Siguiendo el ejemplo anterior, podrías ver cuando alguien ha cambiado el estado de una factura de “pendiente” a “pagado” y quién ha hecho ese cambio, en caso de que necesites hacerle cualquier consulta sobre ese cliente a tu compañero. 

COMENTARIOS

Metadrive también está integrado con los comentarios de Google Drive así no solo puedes ver los comentarios previamente creados desde Google Drive, sino que también te permite añadir más observaciones, editarlos, resolverlos, etc. ¡Y todo esto sin tener que moverte de Metadrive

En resumen, Metadrive beneficia a cualquier tipo de empresa y departamento.

A pesar de que sólo hemos visto su aplicación para la gestión de facturas, podemos sustraer fácilmente que estos beneficios son aplicables casi a cualquier actividad diaria de las empresas

Miriam Fernandez
miriam.fernandez@evenbytes.com