Plantilla en Google Sheet para gestion de proyectos Scrum + Reportes y Acciones automaticas

¿Que funcionalidades aporta la plantilla de Google Sheet?

  • Gestión del Product Backlog
  • Gestión de Tareas
    • Categorizacion de Tareas
    • Descripcion detallada de tareas mediante plantillas
    • Asignando tareas a compañeros
    • Estimaciones y Prioridades
    • Definiendo estados de tareas personalizados y categorias
  • Gestion de los sprints
    • Nombres, Fechas, Etc
  • Definir miembros del equipo
  • Columnas de sistema automaticas
    • Fecha de Creacion
    • Creado Por
    • Fecha de Modificacion
    • Modificado Por
    • Fecha terminacion de la tarea
  • Notificaciones
    • Cuando las tareas son completadas o en cualquier estado definido por ti
  • Reportes
    • Reportes automaticos por Sprint
    • Estado general del proyecto
    • Tareas pendientes y esfuerzos para finalizar el sprint
  • Registro de auditoria para ver los cambios en la hoja de proyecto

Columnas de sistema automaticas

La plantilla de Gestion de proyectos Scrum en Google Sheet, genera y mantiene las columnas de sistema automaticamente. Esto te ayudara a seguir la actividad de los miembros del equipo.

Ver gestion de las columnas sistema en accion (Puedes ver como las columnas N hasta Q de la linea creada son rellenadas automaticamente)

Descripción detallada de tareas

En caso de que necesites gestionar sub tareas esta es nuestra recomendacion para una gesion eficiente.

Usa la columna Main Task para describir la necesidad general, podemos llamar a esta columna tarea principal. Un posible ejemplo para esta tarea seria pagina de login. Puedes usar  Task Identifier para describir subtareas como, implementación del login de Facebook y otra línea para implementación del login de Google.

NOTA: Puedes renombrar estas columnas sin ningún problema, todas las demás funcionalidades seguirán funcionando sin problemas.

Finalmente usa la columna Task Description para una descripción detallada de la tarea. Ya sabemos que escribir una tarea detallada dentro de una celda de una hoja de calculo no es lo mejor, por eso hemos desarrollado una funcionalidad que crea un documento de descripción de tareas en base a una plantilla. Esto lo puedes configurar en la hoja Config Sheet. Únicamente deberás introducir la palabra clave Create para que el sistema cree el documento de tareas por ti.

Miralo en accion:

¿Cómo funciona el reporting?

Si tu quieres medir la eficiencia de tu equipo, necesitarás echar un vistazo a la pestaña de reportes. Esta pestaña contiene unos gráficos predefinidos que nos han resultado útiles durante nuestros desarrollos, pero tu puedes añadir fácilmente los tuyos propios. Si quieres sugerirnos cambios, puedes enviarnos un email a info@evenbytes.com

Si tu quieres que la pestaña de reportes funcione correctamente deberás definir unas fechas de inicio y fin del sprint en la pestaña de configuración (Config Sheet)

Existe una hoja en el Spredsheet que generar automáticamente los reportes del sprint en base a los datos existentes mostrado el estado actual de cada uno de ellos:

Puedes filtrar la vista por Sprint y los gráficos se actualizan automáticamente en base a tus datos. Miralo en acción:

¿Como configurar y ejecutar la hoja de calculo Gestión de proyectos Scrum?

Hoja de configuración
  • Abrelo y configura tu proyecto en la hoja de configuración Config Sheet
    • Define la lista de valores de tu proyecto (Columnas Verdes)
      • TRUCO: Usa Developers para definir la lista de miembros del proyecto (NOTA: Utilizar los emails de los mismos si quieres utilizar las notificaciones, sino puedes utilizar apodos)
  • No olvides de activar el Google Apps Script (Ver más abajo como activar)

¿Como puedo personalizar los mensajes de Email?

Puedes personalizar los mensajes de email usando plantillas de notificación. Editando el HTML que está disponible en Google Apps Script. Puedes acceder a esas plantillas desde el menú Herramientas / Editor de Scripts y haciendo clic en la plantilla de HTML que necesites editar.

Por ejemplo para editar la notificación final que se envía cuando una tarea finaliza, edita el documento 4 Done.html

Plantilla de Hoja de calculo para gestion de proyectos Scrum – Personaliza plantillas de email

TRUCO: Puedes incluir cualquier información relativa a la tarea en el email usando la sintaxis = emailData[«NAME_OF_COLUMN»] ?>

¿Como puedo activar las automatizaciones de Google Apps Script?

La plantilla de hojas de calculo para gestion de proyectos scrum requiere alguno de los accionadores, como edición. (Using Installable Triggers)

La primera vez que abras la hoja de calculo para gestion de proyectos scrum veras un menú con el texto Activation Required. Haz click en el y sigue las instrucciones.

Solicitar Acceso la hoja de calculo

Si quieres usar la hoja, rellena el siguiente formulario y te enviaremos el vinculo a la plantilla

Fernando López
fernando.lopez@evenbytes.com

Fernando Lopez Saiz Co-founder & Chief Technology Officer Google Cloud Architect & Document management Expert