06 Nov Gestión de facturas y otros documentos de contabilidad con metadatos

Metadrive es una herramienta desarrollada por Evenbytes que permite a las personas ahorrar gran cantidad de tiempo cuando buscan archivos. ¿Pero, cómo lo consigue?

Metadrive beneficia a cualquier empresa independientemente del sector al que pertenezca. Así, vamos a explicar un ejemplo en el que la herramienta es muy útil y que responde a una necesidad a la que todas las empresas se enfrentan: la contabilidad.

Todos podemos entender este caso fácilmente, ya que, con mayor o menor frecuencia, todo el mundo tiene que lidiar con la gestión de facturas, bien sea en el lado del emisor o del receptor. Puedes probar Metadrive aquí. Para este ejemplo concreto, imagina que eres un proveedor de servicios y emites 50 facturas a tus clientes cada mes. Además, los almacenas en un Shared Drive dentro de tu organización. Esta herramienta te da muchas ventajas, pero no permite crear etiquetas (metadatos) asignadas a tus documentos, funcionalidad que es provista por Metadrive. La asignación de dichas etiquetas te permitiría encontrar o filtrar fácilmente todos tus documentos por las características que sean relevantes para ti en ese momento. Por ejemplo, por fecha de emisión, estado del pago, cliente, etc.

Esto es especialmente relevante cuando, por ejemplo, trabajas en grupo con otras 4 personas en el departamento y quieres comprobar si alguno de tus compañeros ha emitido alguna factura específica. 

Además, puedes filtrar estas facturas por estado del pago, haciendo uso de la funcionalidad filtrado avanzado. Así, podrás ver rápidamente quienes de tus clientes ya han pagado por el servicio y cuáles los que tienen el pago pendiente. 

También puedes crear y aplicar varias vistas personalizadas para que solo se muestren algunas “etiquetas” específicas de las que tienes asignadas a tus documentos. Por ejemplo, puedes crear una vista que combine la fecha en la que la factura se ha emitido, el cliente y el estado de pago. En la misma vista, puedes ordenarlas por fecha o estado, como se puede observar en la imagen siguiente.

Puedes aplicar filtros dinámicos a esta vista, para ver solamente las facturas que se han creado un número concreto de días previos a la fecha actual (imagen posterior). Por ejemplo, sólo las que se han emitido los últimos 90 días.

La funcionalidad de registro de actividad también supone un beneficio claro para este caso particular, porque puedes tener un seguimiento claro de los cambios que se han hecho en las propiedades, carpetas y/o documentos; especificando fecha, hora y el usuario que los realizó. Por ejemplo, puedes ver cuando la propiedad “status” ha cambiado de “pending” a “paid” y quién ha hecho ese cambio, por lo que sabrás a qué compañero tendrás que consultar si tienes alguna duda sobre ese cliente.

Metadrive también está integrada con los comentarios de Google Drive para que, además de visualizarlos, puedas añadir más observaciones, editarlos, resolverlos, etc. ¡Y todo esto sin tener que salir de Metadrive! Como conclusión de este caso, podemos afirmar que Metadrive es útil para todo tipo de empresas y departamentos. A pesar de que acabamos de ver su aplicación en la gestión de facturas, podemos deducir fácilmente muchas otras actividades diarias que pueden ser potenciadas gracias a las funcionalidades que Metadrive ofrece.