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13 Mar Metadrive, gestiona metadatos en tus documentos de Google Drive

Posted at 22:23h in Metadrive by Fernando López

Uno de nuestros principales productos es Metadrive. En Evenbytes hemos creado esta herramienta porque nos enfrentamos a la necesidad, al igual que muchas otras empresas, de gestionar grandes cantidades de documentación interna. Así, tras hacer un estudio, encontramos muchas alternativas existentes en el mercado. La mayoría de las mismas eran muy complejas de usar y/o bastante caras. Esta es la razón por la que nos decidimos a desarrollar nuestra propia solución, Metadrive, y ponerla a disposición de cualquier negocio que se enfrente al mismo reto que nos enfrentamos nosotros en su momento.

Además, de acuerdo con diversos estudios, el 20% del tiempo de trabajo (el equivalente a un día de trabajo por semana) es empleado por los trabajadores en buscar información. 

Nuestro propósito para Metadrive es el mismo que el de Evenbytes: sacar el máximo potencial al trabajo de las personas y las empresas. Esto se puede aplicar a las necesidades de cualquier tipo de empresa, desde PYMES a multinacionales y en todos los sectores y mercados.

Metadrive es una herramienta que facilita la gestión de archivos, permitiendo crear “metadatos” asociados a tus documentos en Google Drive y Unidades Compartidas. Esto significa que puedes crear propiedades personalizadas para mejorar la organización y encontrabilidad de los documentos. Metadrive usa y extiende las funcionalidades que ofrecen Google Drive y Unidades Compartidas, mejorando la organización y encontrabilidad de tus documentos. 

Es importante aclarar que: Metadrive no reemplaza a Google Drive, lo complementa. También puedes usar la herramienta como un gadget en tu espacio de Google.

Nuestro filtrado avanzado también te permite beneficiarte de elegir diferentes opciones sobre los documentos que se muestran: iguales, no iguales, contiene, etc. 

Además, puedes crear vistas personalizadas para enseñar solo información relevante para ti. Así mismo, se te permite mostrar/ocultar columnas (propiedades), aplicar filtrados, agrupar, ordenar y buscar aplicando ciertos criterios por defecto en tu carpeta de archivos.

Los administradores de Metadrive pueden coordinar el espacio de trabajo de la compañía (disponible para todos los usuarios de Metadrive) para añadir ficheros/carpetas con información relevante. Así, pueden acceder fácilmente a ellos desde Metadrive Home. Los usuarios también pueden configurar su espacio de trabajo personal, que es visible únicamente para cada individuo. 

La funcionalidad de registro de actividad también está disponible en Metadrive. Esto significa que las acciones que se hacen en una carpeta se guardan y pueden ver, para que estés al día de los que pasa con tus archivos.

Una de las utilidades más importantes de Metadrive es la búsqueda avanzada: te permite buscar documentos dentro de la estructura de una carpeta, en lugar de buscar en todo tu Google Drive y/o Unidades Compartidas. En este sentido, te evitarás ver documentos que no son relevantes para tu búsqueda, y serás capaz de encontrar el archivo que estás buscando más rápidamente. 

También tienes la posibilidad de crear varias vistas en tus carpetas, permitiéndote navegar rápidamente entre las diferentes estructuras y usar estas vistas como un atajo para encontrar lo que estás buscando aplicando un filtro predefinido. 

Además, hemos creado una nueva interfaz que te permite editar metadatos en bloque. Esta es una función muy útil, especialmente cuando estás migrando tus documentos sobre los que ya habías creado metadatos a Google Drive, facilitando enormemente esta tarea.

Como funcionalidad adicional, Metadrive integra los comentarios de Google Drive en cualquiera de tus archivos. También puedes aplicar filtros sobre ellos, como estado, autor y menciones. 

Probablemente, nuestro atributo más importante es la seguridad, ya que Metadrive está siendo usado para manejar documentos importantes de muchas empresas. Así, no tenemos acceso a tus carpetas ni archivos.

  • Metadrive y Evenbytes no tienen acceso a ninguno de tus documentos.
  • Los metadatos no están guardados en nuestro sistema, sino en los propios documentos a los que están asociados.
  • La única información que guardamos es el email del usuario (para controlar las licencias) y la configuración de la carpeta (el nombre de los metadatos, tipo y ajustes, referencias a plantillas…).
  • Metadrive funciona en el contexto del usuario. Esto quiere decir que solo el usuario puede llevar a cabo acciones en Metadrive. Una vez que han cerrado la aplicación, nosotros no podemos hacer nada en el contexto de tu cuenta.

Además, no tomamos ningún rol administrativo. Como ya hemos dicho, tus archivos permanecen en Google Drive y no es necesario que cambies ningún permiso para usar Metadrive.

Si ya estás trabajando con Google Drive, no es necesario que hagas ningún proceso de migración para empezar a usar Metadrive. Tus documentos se mantendrán almacenados en Google Drive, y al usar Metadrive también disfrutarás de nuestras funcionalidades. Además, Metadrive usa los permisos de Google Drive para controlar quién puede acceder a cada carpeta y documento.

Seguimos de cerca el Roadmap de Google para que Metadrive avance en la misma dirección que Google Drive lo hace. 

Tags:
metadata, metadata google drive, Metadrive


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