Comment fonctionnent les notifications de Google Drive

Google Drive est connu comme un système de stockage de fichiers dans le cloud qui permet aux utilisateurs de stocker des informations, de les classer dans des dossiers et de partager facilement des contenus avec d’autres utilisateurs, tout en permettant aux équipes de travailler simultanément sur les mêmes documents.

En plus d’être un espace de stockage documentaire, Google Drive dispose d’un service de notifications qui permet aux utilisateurs de recevoir automatiquement des alertes sur certaines activités réalisées sur les documents de dossiers partagés.

Depuis le bouton des paramètres, l’outil propose les événements suivants, pour lesquels vous pouvez recevoir une notification.

• • Éléments récemment partagés
  • Demandes d’accès
  • Commentaires, suggestions et tâches
  • Approbations

Modifications de fichiers : lorsqu’une personne modifie un document, une feuille de calcul, une présentation ou tout autre fichier partagé avec vous, vous recevez une notification indiquant qui a effectué la modification et quels changements ont été apportés.

Commentaires : si quelqu’un ajoute un commentaire à un fichier en mentionnant votre nom ou répond à l’un de vos commentaires, vous recevez une alerte afin de pouvoir le consulter et y répondre rapidement.

Demandes d’accès : si quelqu’un demande l’accès à un fichier ou à un dossier que vous contrôlez, vous recevez une notification pour approuver ou refuser la demande.

Nouveaux fichiers partagés : lorsque quelqu’un partage un fichier ou un dossier avec vous, vous recevez une notification vous informant du nouveau contenu auquel vous avez désormais accès.

Modifications des autorisations : si les autorisations d’un fichier ou d’un dossier partagé avec vous sont modifiées, vous recevez une alerte vous informant de tout changement des niveaux d’accès.

Suppressions ou restaurations : si un fichier est supprimé ou restauré depuis la corbeille, vous recevrez probablement une notification, en particulier si vous en êtes le propriétaire ou un collaborateur.

Mais il existe aussi DriveWatcher qui, en plus de notifier toutes les actions mentionnées ci-dessus, offre un service bien plus avancé, dans le but d’établir un flux d’échange d’informations beaucoup plus rapide et personnalisé.

La première chose à savoir est que DriveWatcher a été conçu pour apporter des avantages supplémentaires aux notifications de Google Drive et qu’il s’agit d’une application web qui ne nécessite aucune migration ni installation pour être utilisée : il suffit de rechercher drivewatcherapp.com, dans votre navigateur, de vous y connecter et vous retrouverez vos fichiers Google Drive.

Elle est très simple et intuitive : sur l’écran d’accueil, vous trouverez l’espace permettant de configurer l’alerte et de choisir la ressource (dossier, dossier partagé, fichier, Forms, Sheets et même pages web) que vous souhaitez surveiller. Vous choisissez ensuite les actions à surveiller.

L’étape suivante est celle qui distingue DriveWatcher des notifications de Google Drive. C’est ici que vous pouvez choisir la fréquence à laquelle vous souhaitez que cette ressource Drive soit vérifiée pour signaler les changements.

Toutes les 10 minutes, toutes les heures, tous les jours ou toutes les semaines.

Filtres

Les filtres sont des règles que vous pouvez ajouter dans DriveWatcher pour rendre l’alerte beaucoup plus personnalisée. Par exemple :

Supposons que nous ayons un dossier intitulé « Protocoles de sécurité », contenant de nombreux documents importants que vous devez contrôler. Ce dossier est partagé avec certaines personnes de votre organisation. C’est pourquoi vous devez définir des alertes pour surveiller toute activité enregistrée dans ce dossier.

Name : en définissant le filtre name, vous pouvez demander au système de vous notifier toute modification des fichiers dont le nom contient « Sécurité ».
Content : en activant ce filtre, vous recevrez des alertes pour les documents contenant le texte « Sécurité ».

Mimetype : vous pouvez indiquer à DriveWatcher de surveiller uniquement les PDF, documents texte, feuilles de calcul, présentations, photos ou images, vidéos, fichiers audio, dessins ou dossiers.

Writers : avec cette option, vous choisissez de recevoir des alertes lorsqu’un utilisateur spécifique disposant d’une autorisation de modification sur vos documents effectue une action surveillée. Il en va de même si vous activez le filtre pour les utilisateurs disposant uniquement d’une autorisation de lecture (Readers).

Notifications et libellés

L’étape supplémentaire suivante qu’offre DriveWatcher est le paramétrage des destinataires de chaque alerte.

Vous pouvez choisir de notifier un seul utilisateur ou d’en ajouter autant que Google le permet. Vous pouvez ajouter des alertes et mettre d’autres utilisateurs en copie ou en copie cachée. Vous pouvez en outre regrouper les utilisateurs sous des libellés afin de ne pas avoir à les ajouter à la liste de notification chaque fois que vous en créez une.

Exemples de libellés : Viewers, commenters, contributor et content manager.

Enfin, comme pour les notifications de Google Drive, vous décidez de recevoir les notifications dans le navigateur, dans Google Chat ou dans Gmail.

Les notifications envoyées par DriveWatcher affichent un historique des activités enregistrées sur la ressource surveillée. Cet historique est également accessible depuis un bouton de l’application.

Modèles personnalisés

Dernier point, et non des moindres : DriveWatcher permet de configurer des modèles aux couleurs de la marque, avec logos, etc. Imaginez notifier vos clients dans un style personnalisé, à l’image de leur marque.

Vous connaissez désormais les différences entre ces deux plateformes. Toutes deux sont similaires et visent à déclencher des alertes sur ce qui se passe dans les fichiers, mais lorsqu’il s’agit de créer des alertes plus personnalisées, DriveWatcher apporte davantage de fonctionnalités : filtres, réglage de la fréquence de réception des alertes, création de groupes de travail et notification de groupes différents. Les notifications de Google sont plus générales ; DriveWatcher va encore plus loin.