Gestion des factures et autres documents comptables grâce aux métadonnées
Metadrive est un outil développé par Evenbytes qui permet de gagner énormément de temps lors de la recherche de fichiers. Mais comment y parvient-il ?
Metadrive profite à toute entreprise, quel que soit son secteur d’activité. Voyons donc un exemple dans lequel l’outil se révèle très utile et qui répond à un besoin auquel toutes les entreprises sont confrontées : la comptabilité.
Ce cas parlera à tout le monde puisque, plus ou moins souvent, nous devons tous nous occuper de la gestion des factures, que ce soit en tant qu’émetteur ou que destinataire. Vous pouvez essayer Metadrive ici. Pour cet exemple précis, imaginez que vous êtes prestataire de services et que vous émettez 50 factures à vos clients chaque mois. Vous les stockez en outre dans un Drive partagé au sein de votre organisation. Cet outil vous offre de nombreux avantages, mais il ne permet pas de créer des étiquettes (métadonnées) associées à vos documents, une fonctionnalité qu’apporte Metadrive. L’attribution de ces étiquettes vous permettrait de retrouver ou de filtrer facilement tous vos documents selon les caractéristiques qui vous importent à un moment donné : par exemple, la date d’émission, le statut du paiement, le client, etc.
C’est particulièrement utile lorsque, par exemple, vous travaillez avec quatre autres personnes dans votre service et souhaitez vérifier si l’un de vos collègues a émis une facture précise.
Vous pouvez également filtrer ces factures par statut de paiement grâce à la fonctionnalité de filtrage avancé. Vous verrez ainsi rapidement quels clients ont déjà réglé la prestation et lesquels ont un paiement en attente.
Vous pouvez aussi créer et appliquer plusieurs vues personnalisées afin de n’afficher que certaines « étiquettes » parmi celles attribuées à vos documents. Par exemple, vous pouvez créer une vue combinant la date d’émission de la facture, le client et le statut du paiement. Dans cette même vue, vous pouvez les trier par date ou par statut, comme le montre l’image ci-dessous.
Vous pouvez appliquer des filtres dynamiques à cette vue pour n’afficher que les factures créées au cours d’un nombre de jours donné avant la date du jour (image ci-dessous). Par exemple, uniquement celles émises au cours des 90 derniers jours.
La fonctionnalité de journal d’activité représente elle aussi un avantage évident dans ce cas précis, car elle vous permet de suivre clairement les modifications apportées aux propriétés, aux dossiers et/ou aux documents, en précisant la date, l’heure et l’utilisateur qui les a effectuées. Vous pouvez par exemple voir quand la propriété « status » est passée de « pending » à « paid » et qui a effectué ce changement : vous saurez ainsi quel collègue consulter si vous avez une question sur ce client.
Metadrive est également intégré aux commentaires de Google Drive : en plus de les consulter, vous pouvez ajouter des remarques, les modifier, les résoudre, etc. Et tout cela sans quitter Metadrive ! En conclusion, nous pouvons affirmer que Metadrive est utile à tous les types d’entreprises et de services. Même si nous venons de voir son application à la gestion des factures, on imagine aisément bien d’autres activités quotidiennes qui peuvent tirer parti des fonctionnalités offertes par Metadrive.
