Qu'est-ce qu'un workflow en gestion documentaire ?

Les workflows, ou systèmes de gestion des flux de travail, organisent les personnes, les outils et les processus dans le but de fluidifier le travail collaboratif et de renforcer le contrôle sur son exécution.

Dans Metadrive, nous normalisons chaque flux de travail en définissant les étapes à suivre, la personne qui en a la charge à chaque étape et les tâches à réaliser. En plus du contrôle de chacune de ces étapes, certaines tâches associées sont également automatisées, comme l’envoi d’alertes, l’information des responsables ou le passage d’une étape à la suivante une fois les tâches de la précédente terminées.

Comment le mettons-nous en œuvre dans Metadrive ?

La fonctionnalité de workflows peut être appliquée à n’importe quel document, dossier, feuille de calcul, etc. Cela est possible grâce à l’intégration de Metadrive avec Google Drive. Ainsi, il est possible d’automatiser simplement, avec Metadrive, les flux de travail sur tous les fichiers auxquels les utilisateurs ont accès dans Google Drive.

De plus, Metadrive étant un outil spécialisé dans la gestion documentaire dans le cloud de Google, l’intégration de workflows évite que le nombre de documents de l’entreprise n’augmente de manière excessive et inutile du fait de copies créées et diffusées entre les collaborateurs. Cette pratique entraîne d’ailleurs souvent une perte de contrôle sur ces documents, sans pouvoir identifier lequel est le plus récent ni savoir si toutes les étapes du flux ont été réalisées.

Les équipes peuvent ainsi s’autogérer et mettre en place leurs propres flux de travail, sans devoir solliciter le service administratif de l’entreprise pour valider chaque étape.

Les avantages de l’automatisation des workflows dans Metadrive

Les principaux avantages de l’automatisation des flux de travail, en lien avec la productivité de l’entreprise, peuvent se résumer ainsi :

• Un suivi et une surveillance plus simples des étapes du flux de travail.

• Un gain de temps dans l’exécution de ces flux grâce à leur automatisation, ce qui se traduit par une hausse de la productivité et de l’efficacité des équipes.

• Une prise de décision plus rapide et de meilleure qualité.

• Le cadre qu’apporte l’automatisation des étapes des flux de travail permet d’éviter d’éventuelles erreurs dans le processus.

• Une meilleure communication interne.

• Une circulation facilitée de l’information sur les processus entre les différents services de l’entreprise, grâce à la possibilité de définir des alertes automatiques sur l’avancement et de choisir les personnes qui les recevront.

En résumé, l’automatisation des workflows réduit au minimum les problèmes de coordination du travail au sein de l’entreprise, lui faisant gagner du temps, de l’argent et lui épargnant bien des tracas.