08 Oct ¿Qué es un workflow en gestión documental?
Los workflows o sistemas de gestión de flujos de trabajo, organizan a las personas, herramientas y procesos con el objetivo de agilizar el trabajo colaborativo y aumentar el control en la ejecución del mismo.
Lo que hacemos en Metadrive es la normalización de cada flujo de trabajo, estableciendo los pasos a seguir, quién tiene el control en cada uno de ellos y las tareas a realizar. Además de controlar cada uno de estos pasos, también se automatizan algunas tareas vinculadas como enviar alertas, informar a los responsables o el pasar de uno a otro paso cuando las tareas del anterior se han completado.
¿Cómo lo implementamos en Metadrive?
La funcionalidad de workflows puede implementarse en cualquier documento, carpeta, hoja de cálculo, etc. Esto se debe a la integración de Metadrive con Google Drive. Así, se pueden automatizar los flujos de trabajo sobre todos los ficheros a los que los usuarios tengan acceso en Google Drive, de manera sencilla usando Metadrive.
Además, gracias a que Metadrive es una herramienta especializada en gestión documental en la nube de Google, la incorporación de workflows evita que el número de documentos de la empresa aumente excesiva e innecesariamente creando copias y distribuyéndolas entre los empleados. Esto además suele resultar en una pérdida de control sobre los mismos, sin poder identificar cuál es el documento más reciente o si todos los pasos del flujo se han llevado a cabo.
Así, los equipos son capaces de auto-gestionarse e implementar sus flujos de trabajo, sin tener que involucrar al departamento administrativo de la empresa para la revisión de cada una de las etapas.
Ventajas de automatizar workflows en Metadrive
Las principales ventajas que conlleva la automatización de flujos de trabajo, relacionadas con la productividad de la empresa, se pueden resumir en los siguientes puntos:
- Más facilidad a la hora de hacer seguimiento y monitorización de las etapas del flujo de trabajo.
- Se ahorra tiempo en la ejecución de estos flujos gracias a la automatización de los mismos, lo que conlleva un aumento de la productividad y eficiencia de los equipos de trabajo.
- Se agiliza y mejora la toma de decisiones.
- El esquema que proporciona la automatización de los pasos de flujos de trabajo permite evitar posibles fallos en el proceso.
- Aumenta la comunicación interna.
- Facilitan la circulación de la información sobre los procesos entre los diferentes departamentos de la empresa al poder establecer alertas automáticas sobre los avances y seleccionar las personas a las que enviárselas.
En resumen, la automatización de workflows minimiza los problemas de coordinación de trabajo dentro del negocio; ahorrando tiempo, dinero y disgustos a la empresa.